Obieg faktur w przedsiębiorstwie jesteśmy w stanie ulepszyć. Potrzeba ciekawych rozwiązań, jakie są już oferowane

Właściwą sytuacją w polskich przedsiębiorstwach, jak i zagranicy jest zwykły obieg faktur związanych z zakupem. Czy taki obieg wystarczy, czy nie sprawia problemów? Często takie dokumenty trafiają do sekretariatu lub działów biznesowych przedsiębiorstwa.

Tam są opisywane przez pracowników, które konkretną rzecz czy usługę kupiły, następnie zaś są przekazywane do działu księgowości. Tam właśnierozpoczyna się proces ich księgowania i płacenie. Niestety, nawet jeżeli faktura trafi najpierw do działu księgowości, to równocześnie musi zostać opisana i zatwierdzona przez dział merytoryczny.

faktury papierowe
Author: Savoir-faire Linux
Source: http://www.flickr.com
W ten sposób, papierowy obieg faktur sprawia, że dokumenty giną, bo zwyczajnie są schowane w szufladzie lub (odsyłam do tego serwisu) są za długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy pojawić się tu i tam. To się powinno zmienić. Szczęśliwie jest innowacyjna alternatywa – elektroniczny obieg faktur - - automatyzacja procesów. Na szczęście jest sposób, aby poradzić sobie z tym problemem. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się dokładnie na wdrażania rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur. Pozostaje pytanie, Jak to działa? Dokumenty, które przychodzą do firmy są sortowane i skanowane.

Właściwe oprogramowanie jest odpowiedzialne za odczytywanie danych z zeskanowanej faktury. Stosowana technologia do tego celu to OCR – Optical Character Recognition (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (inteligentne rozpoznawanie znaków). System pokazuje charakter dokumentu oraz dane, pozwalając także na ręczną korektę informacji. Funkcjonalność działającego z automatu odczytania danych dokumentu faktury w pierwszej próbie może przebić nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury łącznie z danymi może zostać przekazany bezzwłocznie do systemu finansowo-księgowego, na przykład jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do cyfrowego obiegu. Co można zyskać stosując to rozwiązanie? Najważniejsze są oszczędności.

e-faktura
Author: lab604
Source: http://www.flickr.com
Pierwsze oszczędności są możliwe w przedsiębiorstwach otrzymujących pięć tysięcy lub więcej faktur. Taka wymiana obiegu papierowego na elektroniczny gwarantuje pożytek dla każdego działu który uczestniczy w tym procesie. Najważniejsze sprawy to na pewno skrócenie czasu czy zredukowanie kosztów zarządzania fakturami.